Point
2. Justifikasi system
1. Apakah knowledge yang ada akan menghilang setelah tidak digunakan, dipindahkan atau dikeluarkan?
Jawab:
Knowledge yang ada dalam perusahaan setelah tidak digunakan tidak akan hilang. Pengetahuan pada dasarnya tidak terletak di dalam database dari perusahaan tetapi pada pikiran asset manusia. Sebagaimana yang dikatakan oleh Groff & Jones (2003), bahwa pengetahuan pada kenyataannya terletak pada pikiran aset manusia yang terdapat dalam perusahaan.
2. Apakah usulan sistem KM yang diperlukan disimpan dalam beberapa tempat yang berbeda?
Jawab:
Sesuai kebutuhan, karena menurut ketentuanya sebagai berikut:
- Menyimpan knowledge : knowledge yang bermanfaat harus disimpan dalam format yang baik dalam penyimpanan knowledge, sehingga orang lain dalam organisasi dapat mengaksesnya;
- Menyebarluaskan knowledge : knowledge harus tersedia dalam format yang bermanfaat untuk semua orang dalam organisasi yang memerlukan, dimanapun dan tersedia setiap saat.
3. Apakah para pakar yang diperlukan ada dan bersedia mendukung pembangunan sistem KM yang diusulkan?
Jawab:
Ya, karena pengetahuan yang melekat pada anggota suatu organisasi atau karyawan yang bekerja juga perlu diuji, dimutahirkan, ditransfer, dan diakumulasikan, agar tetap memiliki nilai. Hal ini menyebabkan para pakar manajemen mencari pendekatan untuk mengelola pengetahuan yang sekarang dikenal dengan manajemen-pengetahuan atau knowledge management (KM).
4. Apakah permasalahan yang diperlukan sudah tersedia pengalaman dan teori tentang penyelesaian masalahnya?
Jawab :
Iya, karena sebuah teori juga sangat di butuhkan untuk menghasilkan sebuah opsi dalam penyelesaian masalah, yang tentu kembali harus di dukung pada pengalaman untuk meng efektifkan dalam penyelesaian masalah, sebab pengalaman adalah pembelajaran yang baik dan ilmu baru oleh sebuah pristiwa yang pernah terjadi.
5. Selama proses pengumpulan knowledge berlangsung, dapatkah para pakar mengartikulasikan bagaimana cara menyelesaikan masalahnya ?
Jawab :
Ya, para pakar bisa mengartikulasikan bagaimana cara menyelesaikan masalahnya. Karena para pakar pasti sudah berpengalaman untuk menyelesaikan masalah dan memiliki pengetahuan yang luas.
6. Seberapa perlukah sebuah knowledge sehingga diambil ?
Jawab :
Knowledge sangat diperlukan, karena knowledge dapat meningkatkan proses pengambilan keputusan, mempercepat akses informasi dan pengetahuan, menciptakan inovasi dan perubahan, dan meningkatkan efisiensi proses bisnis organisasi atau perusahaan
7. Adakah sesuatu hal yang tidak algoritmik di dunia nyata ?
Jawab :
Tidak ada, karena semua yang ada di dunia nyata perlu prosedur Langkah demi Langkah atau perhitungan.
Point 4. Kelayakan
1. Apakah memungkinkan untuk menyelesaikan proyek dalam waktu seperti yang dijadwalkan?
Jawab :
Iya menmungkinkan, namun jika merasa kesulitan menentukan prioritas dan mengelola proyek agar selesai dengan baik sesuai dengan jadwal yang ditentukan, maka CPM atau Critical Path Method adalah salah satu metode yang bisa gunakan. CPM atau Critical Path Method adalah sebuah konsep atau metode dalam project management yang digunakan untuk mengidentifikasi tugas-tugas utama dalam sebuah proyek sehingga dapat menyelesaikannya secara maksimal tepat pada waktunya. Metode ini akan sangat membantu project manager dalam menganalisa, merencanakan dan menjadwalkan proyek dengan lebih efisien.
2. Apakah proyek menghasilkan sesuatu ?
Jawab :
Iya tentu menghasilkan sesuatu, karena proyek dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan dan membuahkan hasil atau manfaat (output) yang diinginkan. Waktu dan biaya adalah pondasi utama dari terlaksananya sebuah proyek.
3. Apakah proyek yang dibangun sudah tepat?
Jawab :
Ya, karena proyek sudah direncanakan dan dijadwalkan serta sudah mengantisipasi semua persyaratan proyek dan memiliki sumber daya yang cukup untuk memenuhi semua kebutuhan
4. Seberapa sering sistem kelak digunakan & bagaimana dengan biayanya?
Jawab :
Sistem akan terus berjalan dari awal pengerjaan proyek hingga berakhirnya proyek. Masalah biaya atau finansial pastinya sudah diperhitungkan sejak perencanaan.
Point 5. Dukungan pemakai
1. Apakah pemakai yang mengusulkan mengetahui bahwa sistem KM sedang dibangun ?
Jawab :
Dalam suatu perusahaan/organisasi suatu pengguna system perusahaan seperti karyawan atau pemakai dari Sistem KM berhak mengusulakan bahwa system KM sedang dibangun. Karna dengan mengusulakan knowledge akan meningkatkan kualitas system informasi yang berjalan.
2. Bagaimana persepsinya tentang KM yang sedang dikembangkan ?
Jawab :
Knowledge management yang dikembangkan akan meningkatkan asset pengetahuan, menningkatkan produktifitas pegawai, mempermudah pekerjaan untuk mencapai tujuan perusahaan yang lebih efektif dan efisien.
3. Seberapa banyak keterlibatan pemakai diharapkan untuk ikut terlibat selama proses pengembangan berlangsung ?
Jawab :
Keterlibatan user atau pengguna akan membantu dalam proses pengembangan knowledge management karena dengan keterlibatan teresebut akan mempermudah dalam proses pengembangannya, seperti user yang tau bagaimana mengunakan system tersebut akan mengetahuai kekurangan system dimana, dan pengalaman user dalam menggunakan system akan bermanfaat sebagai informasi bagi proses pengembangan berlangsung. Serta mempercepat proses kerja karena lebih cepat memperoleh pengetahuan, dan mempermudah penyebaran pengetahuan ke seluruh pegawai/user.
4. Jenis pelatihan apa yang diberikan oleh pemakai jika sistem sudah jadi dan berjalan ?
Jawab :
Jenis pelatihan yang dilakukan diantaranya :
1. Pelatihan penggunaan system yang sudah berjalan kepada pegawai atau user yang akan menggunakan system tersebut.
2. Membuat suatu modul / buku panduan dalam menggunakan system.
3. Arahan dari ahli TI atau orang bertanggung jawab dalam system yang berjalan.
5. Jenis dukungan operasional apa yang seharusnya disediakan ?
Jawab :
Jenis dukungan operasional yang disediakan antara lain :
1. biaya operasional, biaya yang dikeluarkan dalam mengembangan knowledge management.
2. Staff operasional, dimana di dalam tim pengembangan KM harus ada yang mengelola dan bertugas dalam mengelola data, informasi atapun knowledge yang ada pada system serta Melakukan proses penambahan, penyimpanan dan pendistribusian knowledge.
3. Sistem Operasi, dimana merupakan perangkat keras yang mendukung dalam pengembangan sknowledge management.
Point 10. Pemilihan Pakar
6. Bagaimana caranya mengetahui seorang pakar dikatakan sebagai seorang pakar ?
Jawab :
Seorang pakar adalah orang yang memiliki pengetahuan luas atau kemampuan pada bidang tertentu, diakui sebagai sumber yang dapat dipercaya dalam hal teknis atau keterampilan untuk menilai atau memutuskan dengan tepat, adil, dan bijak.
Seseorang dapat dikatakan menjadi pakar di suatu bidang jika setidaknya telah memenuhi kriteria seperti berikut :
a. dapat mengenali dan merumuskan masalah,
b. menyelesaikan masalah dengan cepat dan tepat,
c. menjelaskan solusi,
d. mampu belajar dari pengalaman,
e. merekonstruksi pengetahuan,
f. menentukan relevansi/hubungan,
g. memahami batas kemampuan
7. Akankah pakar tersebut mengerjakan proyek sampai selesai ?
Jawab :
Dalam mengerjakan proyek pakar sangat berperan penting sebagai acuan untuk menentukan keputusan dalam suatu proyek denganm bagitu pakar dibutuhakan dalam mengerjakan proyek sampai akhir.
8. Alternatif apa yang disiapkan untuk mengganti pakar yang merasa jenuh atau keluar dari proyek ?
Jawab :
a. Melakukan pembinaan pakar secara professional, artimya melakukan serangkaian usaha bantuan kepada pakar lain yang mewujudkan layanan professional guna meningkatkan proses pengembangan dalam proyek.
b. Melakukan hubungan yang professional yang tidak kaku, yang akrab dan simpan kepercayaan kita kepada pakar tersebut.
c. Mencari pakar lain yang memiliki kemanpuan atau keahlian lain yang mampu dalam menjalankan proyek yang dilakukan.
d. Melakukan perjanjian di awal pada pakar yang akan melakukan pengembangan KM .
9. Bagaimana seorang pengembang knowledge mengetahui bahwa pakar tersebut mengatakan yang benar dan yang tidak ?
Jawab :
Untuk mengatahui nya antara lain :
a. Melihat dari asal atau latar belakang pakar tersebut.
b. Mencocokan dengan berbagai teori lain yang merujuk pada apa yang dikatakan oleh pakar tersebut
c. Membuktikan kebenaran apa yang dikatakan pakar sebelum diimplementasikan atau digunakan dalam pengembangan KM
Point 18. Evaluasi system
1. Bagaimana sistem baru dapat meningkatkan akurasi dan kecepatan waktu dalam proses pengambilan keputusan?
Jawab:
Sebuah sistem harus berdasarkan informasi yang relevan dan dari sumber yang valid. Informasi tersebut harus mengandung sebuah fakta agar proses pengambilan keputusan berjalan dengan baik.
2. Apakah sistem baru menyebabkan perubahan organisasi? Jika ya, seberapa jauh perbaikan yang ditimbulkan?
Jawab:
Ya, membangun perubahan yang berkelanjutan (consolidating improvement and producing still more change). Jika proses perubahan masih memiliki ruang untuk peningkatan yang lebih jauh, pemimpin perusahaan dan tim manajemen perubahan harus menyatakan keberhasilan sesuai tujuan tanpa merusak semangat perubahan.
3. Seberapa besar sistem baru merubah biaya operasional usaha? Seberapa signifikannya?
Jawab:
Pihak manajemen perusahaan bisa menghitung biaya operasional dengan menggunakan rumus Biaya Operasional = Biaya Produksi + Pengeluaran Operasional, bisa diambil dari biaya produksi yang tercantum pada laporan laba rugi perusahaan. Carilah total pengeluaran operasional perusahaan yang di dalamnya termasuk bagian laporan laba rugi. Setelahnya, tambahkan total pengeluaran operasional pada periode perhitungan.
4. Dalam cara yang seperti apa sistem baru dapat mengakibatkan efek terhadap hubungan antara pengguna dengan organisasi?
Jawab:
Pengaruh sistem baru bagi organisasi bisnis sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Serta digunakan juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi dalam mendukung proses bisnis.
Beberapa pertanyaan yang ditujukan untuk pihak manajemen berkaitan dengan pemeliharaan :
1. Siapa yang akan membayar pemeliharaannya?
Pihak Manajemen yang akan membarar pemeliharaan
2. Kemampuan seperti apakah yang diperlukan untuk melakukan pemeliharaan ?
Sesuai dengan bagiannya, misalkan maintenance bagian mesin berarti harus bagian engineering. Dalam elemen pemeliharaan,juga perlu dipastikan keberlangsungan unsur keterlibatan karyawan dan prosedur pemeliharaan. Keterlibatan karyawan ini dapat diukur melalui kompensasi yang diterima karyawan, keahlian yang dimiliki dan kekuatan sinergi karyawan tersebut. Guna membina dan mencapai tolak ukur tersebut, maka pihak manajemen perlu memastikan bahwa pertukaran informasi dan pelatihan karyawan telah dilaksanakan dengan baik serta tepat sasaran. Di samping pemeliharaan keterlibatan karyawan, perlu juga dipastikan mengenai pemeliharaan mesin-mesin yang dipergunakan, baik dari faktor prosedur, pembersihan dan pelumasan mesin. Selanjutnya, manajemen juga harus memastikan adanya monitorisasi dan penyesuaian jadwal yang ditentukan. Hal ini dapat diimplementasikan dalam rangkaian sistem, sehingga manfaat dapat diterima oleh perusahaan pada akhirnya.
3. Dengan cara seperti apakah untuk melatih pakar pemeliharaan?
- Dengan cara mengadakan pelatihan khusus setiap bagiannya, atau bisa mengikutin pelatihan di luar perusahaan.
- Dan dialkuakn bebebrapa pendekan seperti :
a. Pendekatan Pemisahan : Pemeliharaan serta Pemeliharaan
b. Pendekatan Gabungan : Menggabungkan personalia penyusun serta pemelihara untuk menjadikan suatu kelompok utama sistem informasi
c. Pendekatan Fungsional : Variasi dari sebuah pendekatan gabungan dengan cara memindahkan tenaga profesional sistem dari sebuah sistem informasi serta menyuruh mereka pada fungsi bisnis supaya penyusun ataupun pemelihara.
4. Tipe dukungan seperti apakah yang diperlukan agar sistem berjalan dengan baik?
Dukungan seperti menyediakan keperluan yang dibutuhkan sistem, menyediakan kebutuhan para teknisi atau staf. Seperti Software/program, Hardware, data dan sumberdaya manusia (people).
5. Hubungan yang seperti apa yang diperlukan agar pemeliharaan sistem KM dan Staff organisasi IT berjalan dengan baik ?
Seperti para pemeliharaan sistem KM dan Staff organisasi TI saling berkomunikasi, bila ada kendala atau gangguan langsung disampaikan. Sekecil apapun keluhan atau kendalanya sebisa mungkin untuk di sampaikan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar